你還只用EXCEL做室內設計案件管理工作嗎?

EXCEL是微軟風行多年的辦公室軟體，是使用率很高、很好用工具，各行各業的行政、會計、業務工作，都會不同程度用到EXCEL，在個人作業上幫助很大。

 

但對於流程冗長繁複的室內設計產業，它有很多不足的地方。這時就需要靠資料庫系統來補強。HOMETW雲端管理系統就是針對設計師開發的整合工具。

 

針對設計師案件管理作業，使用EXCEL與HOMETW管理系統做對照：

	EXCEL作業	HOMETW雲端管理系統
基本屬性	單一靜態頁面，每個表單均單獨建立。	連動型系統，水庫概念(資料庫)將資料分流到需要的頁面及欄位。
作業方式	單一表單點狀作業，表單間連結困難，整合功能極為有限。	多表單連動，由點、線、面，到立體動態呈現。
資料正確性	個人操作，檔案分散，正確性方面容易產生人為疏失的錯誤。	由系統集合管理，計算工作交由科技，資料正確無誤。
路徑位置	檔案路徑位置混亂，每人建檔方式不同，不利資料分享交流。	系統統一路徑統一流程，不論移交或分工，作業過程一目了然。
數據稽核	可統計單頁數據，但跨頁或跨檔案十分困難，複製易出錯，檢核須在頁面間來回確認，無效率又易出錯。	數據由系統自動計算，依篩選指令產出精確結果，不必再人工費力稽核。
分級管理	無法做到資料的分級管理	經由權限設定，可以做到資料分級，分層授權的管理目標。
協同作業	個別表單只能個人作業	可以個人作業，也可透過系統讓兩人以上協同分工，無縫接軌。

 

上面的表格，只是針對工具特性做對照。因為嚴格說來，每一種工具都有它最適用的情境及場合，EXCEL流傳全球使用者眾多，當然是一套優良好用的軟體，我們在日常工作上也還常常需要仰賴它。

 

但用途太廣泛的工具，著眼點是通用性，就無法針對某個別領域，做更深化的量身訂作。而設計裝修案件管理，是一件執行時間長、資料變數大的工作，很多時候需要依靠資料庫的數據運用，很多功能就不是單一軟件所能勝任。

 

資訊科技發展是以倍數的速度前進，市場上使用習慣及運用工具不斷推陳出新。舉例而言，幾十年前設計師還是用手繪方式畫設計圖，但當大多數設計師都用電腦繪圖軟體設計時，手繪的效率及精準度就沒有競爭力了。

 

相同的道理，做設計及工程案件管理，也有人用傳統筆記本，後來電腦辦公室軟體問世，讓管理上更方便。

 

現在，已經進入雲端資料整合時代，當然不能只墨守在早期的工作方式。我們要思考的是，做這件工作時，什麼工具可以給我最大幫助，最好效率，就大約知道如何選擇了。